01 okt BoKS-advies over digitale sleutelbeleid SSH
BoKS heeft vandaag een officieel ongevraagd adviesrapport bij de SSH ingediend aangaande het digitale sleutelbeleid. SSH gebruikt bij nieuwe gebouwen digitale sleutels en wil daar verder mee doorgaan, maar bewoners van de desbetreffende gebouwen kampen met soms met serieuze problemen en vaak met grote zorgen door dit systeem. BoKS neemt deze signalen zeer serieus en daarom dringen wij erop aan grote wijzigingen in dit beleid te maken, zodat huurders zonder zorgen hun woning kunnen blijven ontgrendelen.
In andere woorden: de sleutel naar succes voor studentenhuisvesting is ook in het digitale tijdperk nog analoog.
Lees hieronder ons volledige advies:
Betreft: Ongevraagd Advies met betrekking tot het iLoq digitale sleutelbeleid van SSH
Zoals in eerdere overleggen en middels een eind augustus verstuurde brief kenbaar gemaakt ontvangen wij sinds de oplevering van High Five een groot aantal klachten en vooral ook zorgen over het digitale sleutelbeleid van de SSH. Om deze zorgen het hoofd te bieden hebben wij contact opgenomen met woonbesturen en individuele bewoners van complexen die ook al (deels) gebruik maakten van het iLoq-systeem om meer kennis in te winnen. Toen wij deze complexen (o.a. Baobab, Wisselspoor en HOTA) benaderden kwam er een kleine stortvloed aan klachten over de digitale sloten bij.
Om de huurders in kwestie gehoord te laten voelen en hopelijk samen met de SSH tot een oplossing te komen zijn we nog meer bewonerssignalen gaan ophalen én hebben we een gesprek met SSH-medewerkers aangevraagd die ons alles over dit sleutelbeleid (en de keuze daarvoor) konden uitleggen. Dit gesprek heeft afgelopen maandag plaatsgevonden en met de informatie die we daar hebben verkregen, gecombineerd met de eerder door ons verzamelde (en in de eerdere brief met jullie gedeelde bewonersinformatie), hebben wij de laatste hand gelegd aan ons ongevraagde advies over dit beleid aan jullie.
Advies aan SSH
BoKS pleit niet voor het afschaffen van iLoq. Wij begrijpen dat digitale toegang veel voordelen biedt voor SSH als verhuurder met frequente mutaties en dat het systeem ook voor veel bewoners prettiger kan functioneren dan analoge sleutels en sloten. Het staat echter buiten kijf dat SSH-huurders in de desbetreffende gebouwen door dit nieuwe systeem ernstige klachten hebben ervaren en dat dit systeem ook alle andere huurders in die panden onnodige stress en zorgen oplevert door het altijd aanwezige risico op ongevallen.
Om hier gehoor aan te geven komen wij met tweeledig advies dat erop is gericht een tussenoplossing te vinden, die zowel de voordelen voor de SSH en de huurders behoudt, terwijl het de legitieme zorgen en klachten van huurders ook adequaat beantwoordt.
- Iedere SSH-huurder moet op verzoek een fysieke druppel (keyfob) kunnen krijgen
Wat ons betreft zou deze druppel kosteloos beschikbaar moeten zijn, zodat huurders die voor wat voor reden dan ook niet goed van iLoq gebruik kunnen of willen maken geen ‘sleutelboete’ moeten betalen. Het gebruik van sleuteldruppels, oftewel keyfobs, neemt voor SSH nog steeds veel van de risico’s van analoge sleutels (zoals duplicatie) weg en neemt voor huurders alle mogelijke nadelen rond alleen de smartphone als sleutel hebben weg. Met als minimale vereiste dat zij de druppel eens in de twee maanden opladen. Daarnaast geloven wij dat in een tijd waarin de samenleving bewust moet zijn van de kwetsbaarheid van digitale systemen, het wijs is om risico’s omtrent cyberveiligheid te spreiden. Denk hierbij aan het compromitteren van apps of besturingssystemen van smartphones. Wanneer ontsluiting gespreid kan worden over smartphones én keyfobs wordt de weerbaarheid van de huurder beter geborgen.
Wanneer SSH vanwege verliesrisico of administratieve redenen met een borg moet werken, kunnen wij ons voorstellen dat hiervoor een redelijke, terugbetaalbare borg wordt gevraagd. Het momenteel genoemde bedrag van circa €200 is voor studenten een aanzienlijke financiële drempel waar volgens de SSH-medewerkers in het gesprek op 28 september ook expres voor is gekozen in het kader van ontmoediging. Een redelijke borgsom is wat ons betreft €50. Dit is voor de meeste studenten betaalbaar, maar ook niet zo’n laag bedrag dat ze de borg zullen vergeten. We willen echter benadrukken dat het geheel kosteloos vrijgeven van druppels onze sterke voorkeur heeft.
- SSH neemt zo snel mogelijk praktische maatregelen om bekende oplosbare risico’s van iLoq weg te nemen
De keuze om zo’n essentiele wijziging van de woonervaring op te leggen als het veranderen van het sleutelbeleid bij bestaande en toekomstige huurders is er één waar risico’s aan verbonden zijn. Hoewel het bekend is dat nieuwe implementaties vaak een “gewenningsperiode” vereisen is BoKS van mening dat SSH voorafgaand of tijdens de pilots de mogelijke bijkomstigheden en gevolgen van deze methode duidelijker in kaart had moeten brengen. Aanvullend had er bereidheid moeten zijn geweest om tijdens de inbreng van het systeem alle nadelige effecten die van invloed zijn op huurders op te vangen dan wel direct te verhelpen. Wij vinden dat het argument “huurders kiezen voor dit systeem door in de desbetreffende panden te huren” niet opgaat in de huidige situatie van kritieke studentenwoningnood. De verantwoordelijkheid om de uitdagingen en problemen van de systeemoverstap te dragen ligt ons inziens dus hier bij de initiatiefnemer (SSH) totdat alle kinderziektes uit dit system zijn verholpen.
Gezien SSH hoopt en verwacht dat het overgrote deel van de huurders in de panden in kwestie hun telefoon (en geen druppel) zullen gebruiken als sleutel en aangezien BoKS ook erkent dat er veel huurders zullen zijn die het prettig vinden om alleen hun telefoon als sleutel te gebruiken willen wij dat er – om dit te faciliteren – zo snel mogelijk maatregelen door SSH worden genomen om de grootste risico’s weg te nemen. Specifiek:
- installeer vrij toegankelijke oplaadpunten bij elk SSH-gebouw met een digitale voordeur.
- zorg dat ROOM het mogelijk maakt om tweestapsverificatie voor MijnSSH uit te zetten zodat wanneer een huurder diens telefoon kwijt is geraakt deze nog wel op andermans telefoon bij iLoq kan komen.
- zorg (voor zover mogelijk) dat iLoq voor SSH-huurders compatibel wordt gemaakt voor alle gangbare telefoonbesturingssystemen
- zorg dat tijdig en zorgvuldig wordt gewerkt om voorkombare fouten rond iLoq, zoals bij de oplevering van High Five, voorkomen worden.
Afsluitend
Hoewel we niet pleiten voor het verwijderen van digitale sleutelsystemen, willen wij er ,gezien de vele problemen en grote hoeveelheden stress die onder SSH-huurders zijn ontstaan sinds het besluit om naar iLoq over te stappen, als aanvullend advies op aandringen om in de toekomst niet de analoge sleutelsystemen van bestaande complexen te vervangen voor digitale systemen. Ons inziens werkt het systeem daar naar behoren en weegt de kleine efficiëntiewinst voor de verhuurder en huurder bij overgang naar digitaal niet op tegen de kosten in huurderszorgen (en de installatiekosten).
We willen SSH bedanken voor het verstrekken van aanvullende informatie over het iLoq-systeem en de moeite die is gedaan om acute problemen van huurders rond dit beleid op te lossen. Wij hopen binnenkort van jullie reactie te ontvangen over ons advies en beantwoorden graag alle mogelijke vragen die jullie mochten hebben.
Hoogachtend,
Het bestuur van BoKS